클라우드 드라이브에 올린 자료를 어떻게 찾고 정리하고 공유하나요?

기능 개요

클라우드 드라이브는 현재 조직의 문서, 표, 파일을 한곳에 보관하는 공간입니다. 컴퓨터의 자료를 클라우드에 업로드하고 폴더별로 정리한 뒤, 검색하거나 미리 보거나 다운로드하거나 필요한 사람에게 공유할 수 있습니다.

이 글은 ‘출장 경비 정산 자료’를 예로 들어, 정산 안내, 비용 내역, 일정표라는 세 가지 가상 자료로 업로드부터 공유까지의 과정을 설명합니다.

사용 방법

먼저 워크벤치 열기

TabTin을 열고 왼쪽의 작업 페이지로 돌아가 다음을 클릭하세요: 새 작업으로 이동합니다. 새 작업 페이지 오른쪽 아래 '빠른 실행'에서 다음을 클릭하세요: 워크벤치. 앱 실행 목록이 열립니다.

들어간 뒤 아래 절차로 해당 앱을 여세요. 위쪽에 '워크벤치' 탭이 이미 있다면 클릭해 앱 실행 목록으로 돌아갈 수 있습니다.

1. 클라우드 드라이브 열기

1. 작업의 워크벤치를 연 다음 ‘모든 앱’에서 클라우드 드라이브.
2. 현재 조직을 확인한 뒤 자료 목록을 살펴보세요.
3. 필요에 따라 전체, 표, 문서, 파일을 선택하거나 폴더를 클릭하여 하위 단계로 이동하세요.

클라우드 드라이브에는 현재 조직에서 접근 권한이 있는 리소스가 표시됩니다. 컴퓨터 폴더의 자동 복사본이 아닙니다. 조직을 바꾸면 보이는 자료와 권한도 달라질 수 있습니다.

2. 폴더를 만들고 자료 업로드하기

정산 자료를 보관하려면 먼저 새로 만들기 → 새 폴더를 클릭하고 ‘出差报销资料_虚拟’를 입력한 뒤 확인하세요. 이 폴더를 열고 파일을 업로드하면 나중에 찾기 쉽습니다.

1. 대상 폴더로 이동하여 가져오기.
2. 시스템 파일 선택 창에서 컴퓨터에 있는 정산 안내, 비용 내역 또는 일정표를 선택하세요.
3. 업로드가 끝날 때까지 기다린 뒤 목록의 파일 이름과 위치를 확인하세요.
4. 파일을 클릭하여 미리 보기를 열고 올바른 내용이 업로드되었는지 확인하세요.

컴퓨터에서 이미 자료 폴더를 정리해 두었다면 폴더 업로드를 클릭하여 해당 폴더를 선택할 수도 있습니다. 클라우드 드라이브에 같은 이름의 폴더가 만들어지고, 그 폴더에 직접 들어 있는 파일이 처리됩니다.

폴더 업로드는 더 깊은 하위 폴더를 재귀적으로 처리하지 않습니다.빈 파일, 크기 제한을 초과한 파일, 이름이 중복된 파일, 지원하지 않는 형식도 건너뜁니다. 완료 후 원본 폴더와 대조하여 결과를 확인하세요. 클라우드 드라이브에 폴더가 생겼다는 이유만으로 모든 자료가 업로드되었다고 판단하면 안 됩니다.

3. 파일을 찾아 미리 보기

1. 검색창에 파일 이름의 일부(예: ‘费用明细’)를 입력하세요.
2. 범위를 좁히려면 해당 유형을 선택하세요. 일반 업로드 자료는 ‘파일’을 선택하면 됩니다.
3. 검색 결과에서 이름과 ‘위치’ 열을 확인한 뒤 클릭하여 여세요.

검색은 주로 리소스 제목과 폴더 이름을 기준으로 하며, 일반 파일의 본문은 검색하지 않습니다. 유형 필터에는 현재 조직의 여러 폴더에 있는 결과가 표시될 수 있으므로 위치도 함께 확인하세요.

일반 클라우드 파일은 읽기 전용으로 미리 볼 수 있습니다. TXT는 텍스트로, Markdown은 서식이 적용된 내용으로 표시됩니다. 다른 형식은 지원 여부에 따라 미리 볼 수 있습니다. 미리 볼 수 없다면 다운로드하여 해당 앱에서 여세요.

4. 파일 이름과 위치 정리하기

이름 바꾸기: 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기를 선택한 뒤 알아보기 쉬운 이름을 입력하고 저장하세요. 예를 들어 ‘明细.txt’를 ‘出差费用明细.txt’로 바꿀 수 있습니다.

이동: 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 이동 위치를 선택하고 대상 폴더를 지정한 뒤 확인하세요. 완료 후 ‘위치’ 열을 확인하거나 대상 폴더에 들어가 파일이 정리되었는지 확인하세요.

일괄 정리: 리소스 여러 개를 선택하고 ‘선택됨’ 수를 확인한 뒤 이동 등의 작업을 하세요. 폴더나 필터를 바꾸었다면 선택 범위를 다시 확인하세요.

메뉴의 ‘컬렉션’은 리소스를 정리하는 클라우드 드라이브 폴더를 뜻합니다. ‘컬렉션에서 제거’와 파일 삭제는 다르므로 작업 전에 대상을 확인하세요. 오른쪽 위에서 목록과 격자 보기를 전환할 수 있습니다. 목록은 이름, 위치, 시간을 비교하기 좋고, 격자는 카드를 둘러보기 좋습니다.

5. 자료가 필요한 사람에게 공유하기

1. 대상 파일을 찾아 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 파일 공유.
2. 에서동료 검색 또는 탐색에서 받을 구성원을 선택하세요. 일반 파일의 권한은 보기 및 다운로드이며, 여기서는 편집 권한을 설정할 수 없습니다.
3. 확인 후 공유를 완료하고, 상대방에게 나에게 공유됨에서 찾아보도록 안내하세요.

일반 파일 공유는 주로 보기 및 다운로드를 허용합니다. 받는 사람은 이 권한만으로 파일을 편집, 이동, 삭제하거나 다시 공유할 수 없습니다. 문서와 표의 협업 권한은 해당 리소스에서 설정해야 합니다.

자료를 논의에 추가하려면 리소스 메뉴의 대화로 보내기또는개인 메시지로 보내기를 사용할 수 있습니다. 먼저 대상 대화와 받는 사람을 확인하세요. 폴더를 대화에 직접 첨부할 수는 없으므로 폴더 안의 개별 파일을 선택하세요.

자주 쓰는 다른 기능

클라우드 문서나 표 만들기

클릭:새로 만들기에서 문서, 표, 폴더를 만들 수 있습니다. 온라인 편집과 협업이 필요하다면 해당 문서나 표 기능을 선택하세요.

클라우드 드라이브의 ‘가져오기’로 Word, Markdown, CSV를 업로드하면 일반 클라우드 파일이 만들어집니다. 편집 가능한 TabTin 문서나 다차원 표로 자동 변환되지 않습니다. 데이터를 변환하려면 해당 앱의 가져오기 절차를 사용하세요.

컴퓨터로 다운로드하기

파일 미리 보기를 열고 다운로드를 클릭하세요. 완료 안내를 확인한 뒤 파일 위치 열기로 결과를 찾으세요. 클라이언트가 기본 다운로드 디렉터리에 바로 저장할 수 있으며, 위치 선택 창이 항상 나타나는 것은 아닙니다.

다운로드 후 파일을 열어 내용을 확인하세요. 다운로드 주소는 일시적으로만 유효할 수 있으므로 만료되면 클라우드 드라이브로 돌아가 다시 다운로드하세요. 임시 다운로드 주소를 영구 공유 링크로 사용하지 마세요.

고정, 하위 폴더, 삭제

자주 사용하는 리소스는 마우스 오른쪽 버튼 메뉴에서 상단에 고정할 수 있습니다. 폴더 안에서 새 폴더를 만들면 하위 구조가 생기며, 상단 경로 탐색으로 상위 폴더로 돌아갈 수 있습니다.

일반 클라우드 파일을 삭제하면 조직 휴지통으로 이동합니다. 삭제 전에 이름과 범위를 확인하고, 폴더를 삭제할 때는 하위 구조와 리소스도 살펴보세요. 일반 파일을 복원해야 한다면 AI에게 파일 이름을 명확히 알려 주고 휴지통에서 대상 파일을 찾아 복원하도록 요청할 수 있습니다. 완료 후 클라우드 드라이브로 돌아가 확인하세요. 영구 삭제는 일반 삭제와 달리 복원할 수 없습니다.

AI에게 자료 정리 맡기기

먼저 조직, 폴더, 파일 이름, 허용할 작업을 명확히 하세요. 예: ‘출장 경비 정산 자료에 있는 정산 안내, 비용 내역, 일정표를 보고 각 파일의 용도와 빠진 자료를 목록으로 정리해 주세요.’

이동, 이름 바꾸기, 공유가 필요하다면 대상 위치, 이름 규칙, 받는 사람을 추가로 설명하세요. 처리 후 클라우드 드라이브로 돌아가 결과를 확인하고, 일부 작업이 실패했다면 개별적으로 처리하세요.

유의사항

• 일반 업로드 파일의 크기 상한은 100MB이며, 빈 파일은 정상적으로 업로드할 수 없습니다. 폴더 업로드에는 지원 형식과 한 단계 디렉터리 범위 제한도 적용됩니다.
• 일반 파일 미리 보기는 읽기 전용입니다. 내용을 바꾸려면 다운로드 후 편집하거나 해당 문서·표의 가져오기 및 편집 기능을 사용하세요.
• 다른 사람이 공유한 리소스는 내 소유의 리소스가 아니므로 이름 바꾸기, 이동, 삭제 권한이 없을 수 있습니다.
• 클라우드 드라이브 폴더와 클라우드 문서의 지식 트리는 별개의 구조입니다. 클라우드 드라이브에서 파일을 이동해도 지식 트리의 위치가 바뀌지는 않습니다.

자주 묻는 질문

업로드했는데 목록에 아직 보이지 않는 이유는 무엇인가요?
먼저 기다렸다가 폴더에 다시 들어가 현재 조직, 경로, 필터 조건을 확인하세요. 계속 실패하는 것을 확인한 뒤 안내에 따라 재시도하고, 바로 중복 업로드하지 마세요.

폴더를 업로드했는데 일부 자료가 빠진 이유는 무엇인가요?
파일이 더 깊은 하위 폴더에 있는지, 비어 있거나 크기 제한을 초과하거나 이름이 중복되거나 지원하지 않는 형식인지 확인하세요. 실제 파일 목록과 하나씩 대조하세요.

본문의 단어를 입력했는데 파일이 검색되지 않는 이유는 무엇인가요?
클라우드 드라이브는 주로 이름으로 검색합니다. 파일 이름에 있는 키워드를 사용하거나 유형과 폴더를 따라 찾아보세요.

파일을 볼 수는 있는데 수정할 수 없는 이유는 무엇인가요?
일반 파일은 읽기 전용으로 미리 보며, 공유 권한도 보기와 다운로드만 허용할 수 있습니다. 수정이 필요하면 해당 편집 절차를 사용하고 권한을 확인하세요.

다운로드 링크가 열리지 않으면 어떻게 하나요?
링크가 만료되었거나 권한이 철회되었거나 리소스가 삭제되었을 수 있습니다. 클라우드 드라이브에서 파일을 다시 여세요. 계속 실패하면 리소스 상태와 접근 권한을 확인하세요.