資料放進雲盤後，怎麼查找、整理和分享？

功能概述

雲盤用於集中儲存當前組織的文檔、表格和檔案。你可以把電腦資料上傳到雲端，按資料夾整理，再查找、預覽、下載或分享給需要的人。

本文以“出差報銷資料”為例，使用報銷說明、費用明細和行程安排三份虛擬資料，說明從上傳到分享的操作。

如何使用

先進入工作台

打開 TabTin，進入左側的任務頁面，點選新任務。在新任務頁面右下角的“快捷入口”中點選工作台，即可打開應用入口列表。

進入後，按下文步驟打開對應應用。如果已經看到頂部的“工作台”標籤，直接點選該標籤即可返回應用入口列表。

1. 打開雲盤

1. 進入任務的工作台，在“全部應用”中點選雲盤。
2. 確認當前所在組織，再查看資料列表。
3. 按需選擇全部、表格、文檔、檔案，或點選資料夾進入下一層。

雲盤顯示當前組織中你有權訪問的資源，不是電腦資料夾的自動副本。切換組織後，能看到的資料和權限也可能變化。

2. 建資料夾，上傳資料

準備歸檔報銷資料時，先點選新建 → 新建資料夾，輸入“出差報銷資料_虛擬”並確認。打開這個資料夾，再上傳檔案，方便之後查找。

1. 進入目標資料夾，點選匯入。
2. 在系統檔案選擇框中，選擇電腦上的報銷說明、費用明細或行程安排。
3. 等待上傳結束，檢查列表中的檔案名和所在位置。
4. 點選檔案打開預覽，確認上傳的是正確內容。

如果電腦上已經整理好了一個資料夾，也可點選上傳資料夾並選擇它。雲盤會創建同名資料夾，處理其中直接包含的檔案。

資料夾上傳不遞歸處理更深層的子資料夾。它還會跳過空檔案、超限檔案、重復名稱及不支援的格式。完成後對照源資料夾檢查結果；不能只看雲盤資料夾已經出現，就認為所有資料都上傳好了。

3. 查找檔案並預覽

1. 在搜索框輸入檔案名的一部分，例如“費用明細”。
2. 需要縮小範圍時，選擇對應類型；普通上傳資料可選擇“檔案”。
3. 在結果中核對名稱和“位置”列，再點選打開。

搜索主要匹配資源標題和資料夾名稱，不會搜索普通檔案正文。類型篩選可能顯示當前組織不同資料夾中的結果，因此要同時確認位置。

普通雲檔案以只讀方式預覽。TXT 顯示文本，Markdown 顯示排版後的內容；其他格式按支援情況預覽。無法預覽時，可下載後用對應應用打開。

4. 整理檔案名和位置

重命名：右鍵點選檔案，選擇重命名，輸入便於辨認的名稱並儲存。例如，把“明細.txt”改為“出差費用明細.txt”。

移動：右鍵選擇移動到，選擇目標資料夾並確認。完成後檢查“位置”列或進入目標資料夾，確認檔案已經歸檔。

批量整理：選中多份資源，核對“已選”數量，再使用移動等操作。切換資料夾或篩選後，重新確認選擇範圍。

菜單中的“合集”指用於整理資源的雲盤資料夾。“移出合集”與刪除檔案不同；操作前看清目標。右上角可切換列表和宮格，列表便於比較名稱、位置和時間，宮格便於瀏覽卡片。

5. 分享給需要資料的人

1. 找到目標檔案，右鍵選擇分享檔案。
2. 在搜索或瀏覽同事中選擇接收成員。普通檔案的權限為查看和下載，此處不能設置編輯權限。
3. 確認後完成分享，再讓對方從分享給我中查找。

普通檔案的分享以查看和下載為主。接收者不能據此編輯、移動、刪除或再次分享檔案；文檔和表格的協作權限需在對應資源中設置。

需要把資料加入討論時，可使用資源菜單中的傳送到對話或發送到私信，先確認目標會話和接收者。資料夾不能直接作為對話附件，應選擇其中的具體檔案。

其他常用功能

新建雲文檔或表格

點選新增，可以創建文檔、表格或資料夾。需要在線編輯和協作時，選擇相應的文檔或表格功能。

通過雲盤“匯入”上傳 Word、Markdown 或 CSV，得到的是普通雲檔案，不會自動轉換成可編輯的 TabTin 文檔或多維表。要轉換資料，使用對應應用的匯入流程。

下載到電腦

打開檔案預覽，點選下載，關注完成提示，再通過打開檔案位置定位結果。客戶端可能直接儲存到預設下載目錄，不一定彈出選擇位置的窗口。

下載後打開檔案，核對內容。下載地址可能臨時有效，過期後回到雲盤重新下載；不要把臨時下載地址當作永久分享連結。

置頂、子資料夾和刪除

經常使用的資源可從右鍵菜單置頂。在資料夾內繼續新建可建立子層級，頂部路徑導航可返回上層。

普通雲檔案刪除後進入組織回收站。刪除前檢查名稱與範圍，刪除資料夾時還要留意其中的子層級和資源。需要恢復普通檔案時，可向 AI 明確提供檔案名並請求查找回收站、恢復目標檔案，完成後回到雲盤確認。永久刪除無法恢復，與日常刪除不同。

讓 AI 幫忙整理資料

先明確組織、資料夾、檔案名和允許的動作。例如：“查看出差報銷資料中的報銷說明、費用明細和行程安排，列出各檔案用途以及缺少的資料。”

需要移動、重命名或分享時，進一步說明目標位置、命名規則或接收對象。處理完成後回到雲盤核對結果，部分失敗時逐項處理。

注意事項

• 普通上傳檔案的大小上限為 100MB，空檔案不能正常上傳。資料夾上傳還受支援格式和一級目錄範圍限制。
• 普通檔案預覽是只讀的。要修改內容，下載後編輯，或使用對應文檔、表格的匯入與編輯功能。
• 他人分享的資源不等於自己的資源，可能沒有改名、移動或刪除權限。
• 雲盤資料夾和雲文檔知識樹是兩套組織結構，在雲盤移動檔案不等於調整知識樹中的位置。

常見問題

上傳了，為什麼列表裡還沒有？
先等待並重新進入資料夾，檢查當前組織、路徑和篩選條件。確認持續失敗後再按提示重試，避免馬上重復上傳。

上傳資料夾後為什麼少了幾份資料？
檢查檔案是否位於更深層子資料夾，以及是否為空、超限、重名或格式不受支援。對照實際檔案列表逐項核對。

輸入正文中的詞，為什麼搜不到檔案？
雲盤主要按名稱搜索。改用檔案名中的關鍵詞，或按類型和資料夾逐層查找。

為什麼能看檔案，卻不能修改？
普通檔案本身採用只讀預覽，分享權限也可能只允許查看和下載。需要修改時使用對應編輯流程，並確認權限。

下載連結打不開怎麼辦？
連結可能過期、權限被撤銷或資源已刪除。回到雲盤重新打開檔案；仍失敗時確認資源狀態和訪問權限。