资料放进云盘后，怎么查找、整理和分享？

功能概述

云盘用于集中保存当前组织的文档、表格和文件。你可以把电脑资料上传到云端，按文件夹整理，再查找、预览、下载或分享给需要的人。

本文以“出差报销资料”为例，使用报销说明、费用明细和行程安排三份虚拟资料，说明从上传到分享的操作。

如何使用

先进入工作台

打开 TabTin，进入左侧的任务页面，点击新任务。在新任务页面右下角的“快捷入口”中点击工作台，即可打开应用入口列表。

进入后，按下文步骤打开对应应用。如果已经看到顶部的“工作台”标签，直接点击该标签即可返回应用入口列表。

1. 打开云盘

1. 进入任务的工作台，在“全部应用”中点击云盘。
2. 确认当前所在组织，再查看资料列表。
3. 按需选择全部、表格、文档、文件，或点击文件夹进入下一层。

云盘显示当前组织中你有权访问的资源，不是电脑文件夹的自动副本。切换组织后，能看到的资料和权限也可能变化。

2. 建文件夹，上传资料

准备归档报销资料时，先点击新建 → 新建文件夹，输入“出差报销资料_虚拟”并确认。打开这个文件夹，再上传文件，方便之后查找。

1. 进入目标文件夹，点击导入。
2. 在系统文件选择框中，选择电脑上的报销说明、费用明细或行程安排。
3. 等待上传结束，检查列表中的文件名和所在位置。
4. 点击文件打开预览，确认上传的是正确内容。

如果电脑上已经整理好了一个资料夹，也可点击上传文件夹并选择它。云盘会创建同名文件夹，处理其中直接包含的文件。

文件夹上传不递归处理更深层的子文件夹。它还会跳过空文件、超限文件、重复名称及不支持的格式。完成后对照源文件夹检查结果；不能只看云盘文件夹已经出现，就认为所有资料都上传好了。

3. 查找文件并预览

1. 在搜索框输入文件名的一部分，例如“费用明细”。
2. 需要缩小范围时，选择对应类型；普通上传资料可选择“文件”。
3. 在结果中核对名称和“位置”列，再点击打开。

搜索主要匹配资源标题和文件夹名称，不会搜索普通文件正文。类型筛选可能显示当前组织不同文件夹中的结果，因此要同时确认位置。

普通云文件以只读方式预览。TXT 显示文本，Markdown 显示排版后的内容；其他格式按支持情况预览。无法预览时，可下载后用对应应用打开。

4. 整理文件名和位置

重命名：右键点击文件，选择重命名，输入便于辨认的名称并保存。例如，把“明细.txt”改为“出差费用明细.txt”。

移动：右键选择移动到，选择目标文件夹并确认。完成后检查“位置”列或进入目标文件夹，确认文件已经归档。

批量整理：选中多份资源，核对“已选”数量，再使用移动等操作。切换文件夹或筛选后，重新确认选择范围。

菜单中的“合集”指用于整理资源的云盘文件夹。“移出合集”与删除文件不同；操作前看清目标。右上角可切换列表和宫格，列表便于比较名称、位置和时间，宫格便于浏览卡片。

5. 分享给需要资料的人

1. 找到目标文件，右键选择分享文件。
2. 在搜索或浏览同事中选择接收成员。普通文件的权限为查看和下载，此处不能设置编辑权限。
3. 确认后完成分享，再让对方从分享给我中查找。

普通文件的分享以查看和下载为主。接收者不能据此编辑、移动、删除或再次分享文件；文档和表格的协作权限需在对应资源中设置。

需要把资料加入讨论时，可使用资源菜单中的发送到对话或发送到私信，先确认目标会话和接收者。文件夹不能直接作为对话附件，应选择其中的具体文件。

其他常用功能

新建云文档或表格

点击新建，可以创建文档、表格或文件夹。需要在线编辑和协作时，选择相应的文档或表格功能。

通过云盘“导入”上传 Word、Markdown 或 CSV，得到的是普通云文件，不会自动转换成可编辑的 TabTin 文档或多维表。要转换数据，使用对应应用的导入流程。

下载到电脑

打开文件预览，点击下载，关注完成提示，再通过打开文件位置定位结果。客户端可能直接保存到默认下载目录，不一定弹出选择位置的窗口。

下载后打开文件，核对内容。下载地址可能临时有效，过期后回到云盘重新下载；不要把临时下载地址当作永久分享链接。

置顶、子文件夹和删除

经常使用的资源可从右键菜单置顶。在文件夹内继续新建可建立子层级，顶部路径导航可返回上层。

普通云文件删除后进入组织回收站。删除前检查名称与范围，删除文件夹时还要留意其中的子层级和资源。需要恢复普通文件时，可向 AI 明确提供文件名并请求查找回收站、恢复目标文件，完成后回到云盘确认。永久删除无法恢复，与日常删除不同。

让 AI 帮忙整理资料

先明确组织、文件夹、文件名和允许的动作。例如：“查看出差报销资料中的报销说明、费用明细和行程安排，列出各文件用途以及缺少的资料。”

需要移动、重命名或分享时，进一步说明目标位置、命名规则或接收对象。处理完成后回到云盘核对结果，部分失败时逐项处理。

注意事项

• 普通上传文件的大小上限为 100MB，空文件不能正常上传。文件夹上传还受支持格式和一级目录范围限制。
• 普通文件预览是只读的。要修改内容，下载后编辑，或使用对应文档、表格的导入与编辑功能。
• 他人分享的资源不等于自己的资源，可能没有改名、移动或删除权限。
• 云盘文件夹和云文档知识树是两套组织结构，在云盘移动文件不等于调整知识树中的位置。

常见问题

上传了，为什么列表里还没有？
先等待并重新进入文件夹，检查当前组织、路径和筛选条件。确认持续失败后再按提示重试，避免马上重复上传。

上传文件夹后为什么少了几份资料？
检查文件是否位于更深层子文件夹，以及是否为空、超限、重名或格式不受支持。对照实际文件列表逐项核对。

输入正文中的词，为什么搜不到文件？
云盘主要按名称搜索。改用文件名中的关键词，或按类型和文件夹逐层查找。

为什么能看文件，却不能修改？
普通文件本身采用只读预览，分享权限也可能只允许查看和下载。需要修改时使用对应编辑流程，并确认权限。

下载链接打不开怎么办？
链接可能过期、权限被撤销或资源已删除。回到云盘重新打开文件；仍失败时确认资源状态和访问权限。